Privatlivspolitik for Sønderborg Kajak Klub

For at Sønderborg Kajak Klub kan fungere i overensstemmelse med sit formål, er vi nødt til at behandle personoplysninger om klubbens medlemmer. Denne privatlivspolitik fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. Vi videresælger aldrig oplysninger om dig til andre, ligesom vi ikke udleverer dine personoplysninger til andre end beskrevet i denne privatlivspolitik.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Sønderborg Kajak Klub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktperson: Klubbens dataansvarlige - kontaktoplysninger kan ses på klubbens hjemmeside www.sonderborgkajakklub.dk.

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:

• Almindelige personoplysninger:
  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, eventuelt portræt
  • Eventuelle restancer til klubben
  • Dine roede kilometer
  • IPP licensnummer og licenser i de forskellige bådtyper, du kan opnå licens i
  • Bankkontonummer i forbindelse med eventuelle godtgørelser, refusioner og lignende
  • Oplysninger om æresbevisninger og lign.

2. Oplysninger om ledere (bestyrelsesmedlemmer og udvalgsmedlemmer) og instruktører:

• Almindelige personoplysninger ud over de ovenfor nævnte:
  • Oplysninger om tillidsposter eller andre hverv i relation til klubben
  • Oplysninger om gyldigt førstehjælpsbevis (hvis du selv har uploaded det til Ipaddle.dk
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest (hvis du skal arbejde med børn under 15 år i klubben)

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig.

I nogle tilfælde modtager vi oplysninger fra Dansk Kano og Kajak Forbund (DKF) eller DGI, f.eks. oplysninger om IPP licensnummer.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formålene:

1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Administration af din relation til os
• Som led i at du kan modtage relevant information, bl.a. nyhedsbreve fra klubben og fra DKF (du kan fravælge nyhedsmails fra DKF i deres Ipaddle.dk system

2. Formål med behandling af oplysninger på ledere (fx bestyrelsesmedlemmer) og instruktører:

• Håndtering af instruktørernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
• Information på klubbens hjemmeside, hvis du har tillidshverv i klubben (portræt og telefonnummer)
• Administration af din relation til os
• Dokumentation af ansvar, forløb og beslutninger, herunder også historisk.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen i EU's persondataforordning, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder tilrettelæggelse af instruktionshold, kursusaktivitet o.lign.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sportslige aktiviteter, sociale arrangementer samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder behandles der for børn og unge under 18 år oplysninger om forældrenes navn, emailadresse og telefonnummer. Ved det fyldte 18. år kan medlemmet selv slette forældres oplysninger.
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.
• Ingen, der har adgang til dine oplysninger, må trække lister med oplysninger ud af klubbens database til eget brug.
• Klubbens Facebook-side er klubbens ansigt udadtil. Opslag her på må kun indeholde personoplysninger, der er indhentet samtykke til.

Hvem har adgang til dine oplysninger, og hvilke oplysninger kan de se:

• Bestyrelsens medlemmer kan se alle dine oplysninger, dog kan kun kassereren se børneattester.
• Alle medlemmer kan se dit navn i rokortsystemet.
• Udvalgsmedlemmer, som står for tilmelding til stævner eller deltageradministration i forbindelse med klubture og sociale arrangementer med tilmelding, vil kunne se dit navn, alder, køn, telefonnummer og emailadresse.
• Det er muligt at sende en email gennem klubbens IT-system, uden at jeres emailadresser bliver oplyst (hverken afsender eller modtager).
• For dig, der deltager på et begynderhold: Instruktører kan se dit navn, alder, telefonnummer og emailadresse, så længe du deltager på et hold.
• Du kan selv vælge, om klubbens medlemmer må se din emailadresse, telefonnummer, postadresse og portræt. Det gør du under "Privatlivsindstillinger" i din personlige menu.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 18 år, indhenter vi samtykke fra en forælder.

Videregivelse af dine personoplysninger

Sønderborg Kajak Klub er medlem af de to hovedorganisationer inden for kajakidrætten, Dansk Kano og Kajak Forbund og DGI. Disse organisationer indsamler derfor en række almindelige personoplysninger om dig i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idræts- og kursusaktiviteter, udstedelse af IPP licenser og nyhedsbreve.

Der sker desuden videregivelse af oplysninger om ledere og instruktører i relevant omgang til idrætsorganisationer, som klubben er medlem af.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som leder eller instruktør:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.

Ledere og instruktører:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Oplysninger om tillidsposter eller andre hverv i relation til klubben opbevares efter dit virke er ophørt alene i referater fra bestyrelsesmøder og generalforsamlinger. 
• Børneattest opbevares af klubbens kasserer indtil ophøret af dit virke.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og instruktører til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger. Du kan se og downloade alle de oplysninger, vi gemmer på dig, under "Privatlivsindstillinger" i din personlige menu.
• Retten til berigtigelse. Du skal selv vedligeholde alle de personlige oplysninger, som du har givet til klubben. Det er på den måde dit eget ansvar, at de oplysninger, vi har på dig, er korrekte. Er der fejl, eller mangler der oplysninger, har du pligt til at rette dem. Du vil løbende blive bedt om at kontrollere dine oplysninger for at godkende eller rette dem, så de altid er opdateret.
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling.
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Hvis du har mistanke om misbrug, ret da henvendelse til klubbens dataansvarlige (se ovenfor).

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.